Dagoverzicht
wie komen er vandaag spelen?Rooster
Het weekrooster, met iedereen onder elkaar en een kleur per soort dienst. Klik op een leeg vakje om iemand in te roosteren, of op een blokje om het te wijzigen. Laat je de eindtijd leeg, dan staat er ”tot eind”. De volgorde van de namen zet je met de pijltjes achter de naam, en die blijft zo staan voor iedereen.
Vrij en vakantie gelden de hele dag, dus daar horen geen tijden bij. Het telt ook niet mee in de uren.
Ritlogboek
Elke gereden rit met datum, bus, kenteken en chauffeur. Handig als er een boete of een vraag van de administratie binnenkomt. De tijden komen uit het afvinken onderweg, de kilometerstanden vul je zelf in bij de route.
Verdeelt de bushonden over de bussen op wijk. Verplaats haltes met de pijltjes of typ in het vakje ertussen het nummer van de plek waar de hond heen moet, zet met 🔓 een hond op slot zodat Optimaliseer hem laat staan, vink af onderweg, bekijk de rit op de kaart of laat de volgorde automatisch optimaliseren. Adressen worden vanzelf opgezocht zodra je de kaart opent. Met 💬 stuur je het baasje meteen een WhatsApp met de verwachte tijd.
De bussen
Elke bus rijdt óf de opvang óf de uitlaatservice, want die rondes vertrekken op heel andere tijden. De wijken bepalen welke honden erin komen: verdeel ze een keer voor de opvang en een keer voor de uitlaat. Laat je een vertrektijd leeg, dan geldt de standaard: opvang 07:00 en 16:30, uitlaat 10:00 en 13:45.
Dagen zonder bus
In het weekend rijdt de bus sowieso niet, dat hoef je hier niet op te geven. Zet hier de dagen bij waarop het veld wel open is maar er niemand rijdt, zoals een feestdag. Wie zo'n dag boekt krijgt in het portaal een rode waarschuwing dat hij zelf moet brengen en halen, en er wordt geen vervoer in rekening gebracht.
Wacht op ons
Deze week en de volgende
Nog afvinken
Gilt deze hond, en slaapt hij tussen de middag? Je vult het één keer in en het blijft bij de hond staan. Een baasje ziet dit nergens.
Hier staan de honden die medicatie of eigen eten meekrijgen, per dag onder elkaar. Elke hond die blijft slapen staat er ook bij, ook als er nog niet staat wat hij eet: die krijgt een oranje regel met invullen, zodat er 's avonds niemand vergeten wordt. Wat je afvinkt hoort bij die ene dag, dus morgen staat het vinkje weer open. Staat een hond er nog niet bij? Klik dan op + toevoegen bij de juiste kop. Wat een hond eet hoort bij de hond zelf, dus het geldt ook voor zijn andere opvangdagen. Baasjes kunnen het net zo goed zelf invullen in het portaal.
Openstaande aanvragen 0
Vink aan wat je in een keer wilt afhandelen, of beslis per regel. Zit een dag vol, dan slaat hij die aanvraag over en zegt hij erbij hoeveel er niet gelukt zijn.
Geweigerd 0
Wat jullie hebben geweigerd, met de reden erbij. Die reden blijft hier in het beheerportaal: het baasje ziet hem niet, niet in het portaal en niet in de mail. Zet je er een terug, dan komt hij weer bovenaan bij de openstaande aanvragen en beslis je opnieuw.
Groen getal is bevestigd, oranje wacht op akkoord. Klik op een dag voor de planning, of plan direct iets in.
Klanten importeren
Zet hier het bestand uit het oude systeem neer. Ik laat eerst zien wat er zou gebeuren; pas als jij akkoord geeft wordt er iets weggeschreven. Draai je de import later nog eens, dan herkent hij iedereen aan het oude klantnummer en ontstaan er geen dubbelen.
Overstap naar het portaal nog niet begonnen
Hoe ver het uitnodigen is. Een klant telt pas als binnen zodra hij zelf een account heeft aangemaakt, niet als de uitnodiging de deur uit is.
Klanten 0
Strippenkaarten
Zoek een hond of een baasje en streep een strip af, net als een stempel op de papieren kaart. Een kaart geldt alleen voor waar hij voor is: een opvangkaart gaat niet op aan de speeltuin. Streep je er per ongeluk een af, dan zet je hem er met "toch niet" gewoon weer op.
Levert iemand een papieren kaart in? Tel de stempels en klik hier op datzelfde bolletje: klik je op de zevende, dan staat de kaart op zeven gebruikt. Klik je er nog een keer op, dan gaat die strip er weer af. Onder elk bolletje staat de dag waarop hij is afgestempeld; klik op die datum om hem te veranderen.
🎟️ Welke kaarten verkopen we, en wat leveren ze op?
Dit rekent zichzelf uit de tarieven, dus verandert er een prijs, dan klopt deze lijst meteen weer. De bedragen zijn voor een kaart van tien strippen; geef je er meer of minder uit, dan rekent hij evenredig mee. Prijs en voordeel praten met elkaar: typ je het een, dan verspringt het ander.
Facturen
Hij komt als concept in de lijst te staan. Daarna vul je de regels in, bekijk je de pdf en verstuur je hem pas als alles klopt.
Facturatie-run
Maakt concept-facturen van alle bevestigde en geleverde boekingen in de periode, één per klant. Dit is de ronde van het eind van de maand: je doet hem één keer, daarna controleer je de concepten en verstuur je ze.
Heeft één klant er nu een nodig? Bijvoorbeeld omdat ze net een strippenkaart heeft gekocht en daar niet tot het eind van de maand op wil wachten. Vul dan hier haar naam in. Je krijgt alleen die ene factuur en de rest van de klanten blijft gewoon staan tot de ronde hierboven.
Koppeling met Exact Online nog niet ingesteld
Hiermee gaan de facturen straks vanzelf naar Exact, zonder het bestand hierboven. Zolang de koppeling nog niet aanstaat houdt dit scherm alleen bij welke factuur al geboekt is en welke niet, zodat er nooit een dubbel in de boekhouding belandt.
De gegevens van de boekhouder
Deze vier krijg je van Sue. Ze staan in Exact bij de administratie en het dagboek. Zonder deze gegevens kan de koppeling niet weten waar de facturen heen moeten.
Naar de boekhouding
Alle verstuurde facturen uit een periode, klaar om in Exact Online in te lezen in het verkoopboek. Concepten blijven er buiten, die zijn immers nog niet de deur uit. Elke factuur krijgt eenmalig een eigen boekstuknummer uit een doorlopende reeks vanaf 202605000, zodat hij niet botst met de andere dagboeken. Dat nummer blijft aan de factuur hangen, dus een tweede export levert precies dezelfde nummers op. De omzet wordt uitgesplitst over de grootboekrekeningen hieronder, dus een factuur met opvang, een busrit en de trimsalon levert drie regels op met hetzelfde boekstuknummer.
Grootboekrekeningen per soort omzet
Elke factuurregel gaat naar de rekening van zijn soort. Verkoop je iets tegen het lage btw-tarief, dan gaat dat naar de rekening voor het lage tarief van dezelfde groep, of anders naar Overig laag.
Omzet en aantallen
Alles wat verstuurd is, uitgesplitst naar waar het vandaan komt. Concept-facturen tellen niet mee, die zijn immers nog niet de deur uit.
Per dienst
Per maand
Webshop best verkocht
Per postcodegebied
Op het adres van de klant. Dit is het overzicht waarmee je kunt aantonen hoeveel omzet er in een bepaald gebied wordt gedraaid, bijvoorbeeld voor een ontheffing voor de milieuzone.
Kortingscodes
Een code die een klant bij het afrekenen invult. Zet hem uit zodra een actie voorbij is, dan werkt hij meteen niet meer. De teller laat zien hoe vaak hij gebruikt is. Wat er met een code betaald is zie je terug op de factuur eronder.
Webshop facturen 0
Elke betaalde bestelling uit de webshop krijgt meteen een eigen factuur, met de pdf als bijlage bij de bevestigingsmail. Ook bestellingen die aan het veld contant of met de pin zijn afgerekend staan hier, zodra je bij de bestelling op Betaald ontvangen hebt gedrukt. Bestellingen die op de maandfactuur meegaan horen hier niet thuis, die vind je bij Facturen.
Groepsapps koppelen
Alleen baasjes die met de bus rijden krijgen een ritbericht, dus alleen bij hen heeft een groepsapp zin. De drukste staan bovenaan. Zet WhatsApp Web ernaast: open de groep, tik op de naam bovenaan, kies Uitnodigen via link en dan Link kopiëren. Klik hier in het vakje, plak, en druk op Tab. Het bewaart zichzelf.
Aanslaan voor een klant
Staat er iemand aan het hek die iets wil meenemen? Sla het hier aan. Het komt op de maandfactuur of het baasje krijgt een iDEAL-betaallink per mail. De voorraad gaat er meteen af.
Webshop-orders
Nieuwe bestellingen pak je in, daarna geef je ze mee met de bus of laat je ze ophalen. De betaalstatus komt live van Mollie.
Boxen en tassen
De inpaklijst per maand. Bij een box van zes maanden staat de klant zes maanden achter elkaar in deze lijst. Een eenmalige tas, zoals de dierendagtas, staat in de maand van zijn laatste besteldag. Vink af zodra hij is ingepakt en meegegeven; op dat moment gaat de inhoud van de voorraad af.
Wat gaat erin
Stel per maand samen wat er standaard in deze box of tas gaat. Je kunt zo ver vooruit werken als je wilt: de voorraad gaat er pas af op het moment dat je er een op ingepakt zet, dus vooruit klaarzetten kost je niets. Heeft een hond een allergie, dan pas je bij die ene box hierboven de inhoud aan. De maand kies je hierboven bij Boxen en tassen.
Webshop-producten
Prijzen, voorraad en zichtbaarheid van de webshop. Zet je een product uit, dan verdwijnt het direct van de website en uit het portaal.
Categorieën van de winkel
De kopjes waaronder de producten in de webshop staan, in deze volgorde. Hernoem je een categorie, dan verhuizen de producten mee. Een categorie die uit staat verdwijnt met producten en al uit de winkel.
Nieuwsberichten
Alles wat je hier publiceert verschijnt direct op de website, op de homepage en op de nieuwspagina.
Handig voor de verzamelplek van een wandeling of een aanmeldformulier. Laat je ze leeg, dan komt er geen knop. Een link naar Google Maps krijgt vanzelf een 📍 mee.
Diensten
+ Nieuwe dienst toevoegen
Een nieuwe dienst staat meteen in de lijst hieronder en overal waar je een dienst kiest. Zet hem pas op "te boeken" als de prijs klopt, dan zien klanten hem nog niet in het portaal.
Toeslagen
+ Nieuwe toeslag toevoegen
Let op: de toeslagen die het systeem vanzelf op een boeking zet zijn een vaste set (de bus, de feestdagen en later ophalen). Een toeslag die je hier zelf toevoegt komt in de lijst te staan en je kunt er een strippenkaart van maken, maar hij wordt nog niet automatisch bij een dag gerekend. Wil je dat wel, zeg het dan even, dan bouw ik dat erbij.
Een korting geef je op als een bedrag onder nul, bijvoorbeeld -3,50. De code is de korte naam waarmee het systeem hem herkent; die kun je later niet meer veranderen.
Google-reviews op de website
Zet hier de beoordelingen die je op Google hebt gekregen. Ze verschijnen met het Google-logo op de homepagina. Zolang je niets invult blijft het blok verborgen, zodat er nooit verzonnen reviews op de site staan.
Vraag een review
Baasjes die vaak genoeg zijn geweest om iets te kunnen vertellen. Met de knop stuur je zelf een WhatsApp met de reviewlink erin, dus er gaat nooit automatisch iets de deur uit. Wie je gevraagd hebt onthouden we, zodat je niemand twee keer lastigvalt.
Reviews in één keer inladen
Heb je een lijst met reviews? Plak hem hier. Eén review per regel: naam | sterren | datum | tekst. De sterren en de datum mag je weglaten. Een JSON-lijst met naam, score, datum en tekst werkt ook. Ik laat eerst zien wat er komt te staan.
Losse reviews
Neem de tekst over zoals het baasje hem op Google schreef, met de naam die erboven staat. Sleep-vrij: de nieuwste zet je bovenaan met een lager volgordenummer.
Team en inloggen
Zet iemand in de lijst, geef diegene een eigen inlog en vink aan wat hij of zij mag. Zonder mailadres staat een teamlid alleen in de keuzelijst bij de routes. Bij functie zet je zelf neer wat iemand doet, bijvoorbeeld hondentrimmer of vaste chauffeur. De keuzelijst ernaast bepaalt alleen wat iemand in het systeem mag. Wat je hier uitvinkt, verdwijnt bij die persoon uit het menu en is ook in de database dicht.
Voertuigen
De bussen en auto's waarmee gereden wordt, met het aantal hondenplaatsen. Alles is aan te passen: klopt de naam, het kenteken of het aantal plaatsen niet meer, zet het hier recht en druk op Bewaren.
Diensten-agenda
Alles wat op een tijd staat: trimbeurten, het zwembad, de hondenspeeltuin, cursussen en workshops en kennismakingen. Boekt een klant zo'n dienst via het portaal, of vraagt iemand hem aan op de website, dan komt die hier binnen zonder tijd en zet je hem zelf in de agenda.
Inschrijfdata voor cursussen
Zet hier de data klaar waarop klanten zich kunnen inschrijven. Staat er bij een cursus geen enkele datum, dan is hij niet te boeken. Vol is vol: zodra alle plekken bezet zijn verdwijnt de datum vanzelf uit het portaal. Laat je het aantal plekken leeg, dan is er geen maximum.
🔁 Terugkerende afspraken
Voor wat vanzelf terugkomt: om de twee weken de nagels, elke maand wassen, elk kwartaal ontwormen. Zet het ritme één keer neer en de afspraken staan een half jaar vooruit in de agenda, met tijd en al. Verzet je er eentje met de hand, dan blijft die zo staan. Stop je de reeks, dan gaan alleen de dagen die nog moeten komen eruit.
Vaste dagen
Een hond die elke week op dezelfde dagen komt hoef je maar een keer in te stellen. Het systeem zet de boekingen twaalf weken vooruit klaar en vult elke nacht een dag bij. Vraagt een klant het zelf aan, dan staat het hier met een knop om goed te keuren.
iPhone-foto's leesbaar maken
Een iPhone bewaart foto's in een formaat dat geen enkele browser kan tonen, dus die bewijzen zie je hier als een leeg vakje. Met deze knop zet je ze om naar een gewone foto. Dat gebeurt in je eigen browser, dus laat dit tabblad even openstaan. Het origineel wordt daarna opgeruimd. Nieuwe uploads hebben hier geen last meer van, het portaal vraagt sinds kort om een gewone foto.
Iedereen in een keer vragen om het paspoort
Hiermee gaat er een mailtje naar alle baasjes van wie we nog geen geldig entingsbewijs hebben. In de mail staat per hond precies wat er nog mist, met een knop naar hun eigen omgeving. Je ziet eerst hoeveel het er zijn, pas daarna gaat er post uit. Wie deze veertien dagen al is aangeschreven slaan we over, zodat niemand het twee keer krijgt.
Entingen die aandacht vragen
Verlopen staat bovenaan, daarna wat ontbreekt en wat binnen 30 dagen afloopt. Met 💬 stuur je het baasje een herinnering via WhatsApp, dan onthouden we dat je het gevraagd hebt. Met wijzigen doe je het zelf: de datum aanpassen, een foto van het paspoort toevoegen en een foto die niet meer klopt eruit halen. Handig als iemand het boekje aan de deur laat zien in plaats van het te uploaden.
Losse bewijsfoto’s
Foto’s die nog in de opslag staan terwijl er geen enting meer naar wijst. Dat gebeurt als een baasje een paar keer achter elkaar op versturen drukt, of als een enting is weggehaald. Je kunt ze hier bekijken en opruimen. Ze zijn nergens meer te zien, dus je haalt niets weg dat nog in gebruik is. Foto’s van vandaag staan er niet bij, die kunnen nog aan een enting gekoppeld worden.
Chemische castratie loopt af
Een chemische castratie werkt maar een half jaar of een jaar. Loopt hij af, dan kan het gedrag in de groep veranderen. Hier staan de honden waarbij dat binnen dertig dagen gebeurt of al gebeurd is.
Wie is er aan de beurt
Een beurt blijft hier staan tot iemand hem afvinkt, ook als de dag allang voorbij is. Wat te laat is staat bovenaan en in het rood. Zodra je afvinkt plant het systeem de volgende zelf in, gerekend vanaf de dag dat je het echt gegeven hebt. Het baasje krijgt er een kort berichtje over.
Lopende abonnementen
Een abonnement loopt een jaar. Met de knop hierboven zoek je een hond op en boek je er meteen een in, en het kan ook op de klantkaart van het baasje. Loopt er een bijna af, dan staat dat er hieronder bij, zodat je op tijd kunt vragen of het verlengd moet worden.
Veelgestelde vragen op de website
Deze vragen staan op de site, bij het onderdeel dat je hieronder kiest. Een vraag die je verbergt blijft hier staan maar verdwijnt van de site. De volgorde bepaal je met het nummer: laag staat bovenaan.
Wat er nu op de site staat
Klik op een vraag om hem aan te passen. Vergeet niet te bewaren.
Sitefoto’s
Upload hier je eigen foto’s voor de website. Ze zijn direct zichtbaar, je hoeft niets te publiceren. Waar je niets uploadt blijft de standaardfoto staan. Liggende foto’s werken het mooist, maximaal 4 MB.
Webshop op de homepagina
Dit zijn de kaartjes onder ”Vers uit de webshop” op de homepagina. Wie erop klikt komt meteen in die categorie van de webshop terecht. Je kunt een eigen foto uploaden of een foto van een van je producten pakken. Wijzigingen staan er direct op, je hoeft niets te publiceren.
Instellingen
Een dienst dichtzetten
Kies één dienst, of in één keer een hele categorie. De reden die je invult komt letterlijk in het portaal en op de website te staan, dus schrijf hem zoals je hem aan een baasje zou vertellen. Een dag dichtzetten haalt bestaande afspraken niet weg: die zie je hieronder staan, zodat je ze zelf kunt bellen of verzetten.
Wat er dichtstaat
De dagen die nog komen. Wat langer dan een week geleden is verdwijnt vanzelf uit deze lijst.
Iets melden
Werkt er iets niet, of weet je niet hoe iets moet? Zet het hier neer in plaats van in de app. Dan staat het op een rij, kun je terugzien wat de stand is, en verdwijnt er niets meer in een gesprek.
💬 Vragen aan Daisy en het team 0
Vragen die wij aan jullie hebben terwijl we bouwen: hoe iets hoort te werken, welke prijs klopt, of iets weg mag. Antwoord er gewoon onder, dan hoeven we het niet in de app terug te zoeken.